ACTIVIDADES
PROYECTO 1
NOTARIOS Y REGISTRADOS
DEFINICIÓN
Los notarios son funcionarios públicos y profesionales del Derecho. Como autónomos se encargan de organizar todo el funcionamiento de la oficina notarial, como cualquier otro empresario, es el notario quien contrata y paga a sus trabajadores, quien paga las facturas de suministros, material de oficina, los correspondientes impuestos, etc.
FUNCIONES (Notarios en Red)
Antes del otorgamiento de la escritura: En esta fase su labor es asesorar de forma gratuita e imparcial. Los notarios, como funcionarios públicos, ponen los conocimientos adquiridos en los duros años de oposición e incrementados con el ejercicio de su profesión al servicio de los ciudadanos, sin cobrar por ello. Durante este período, conocen la voluntad de las partes, la interpretan y buscan el negocio jurídico que mejor se adapte a sus necesidades, teniendo en cuenta siempre el interés de ambas, y con especial atención a aquella que tiene la posición más débil.
En el momento de otorgamiento de la escritura: en el que tras leer y explicar su contenido y los derechos y obligaciones que se derivan del mismo, los particulares prestan su consentimiento, quedando todo autorizado por el notario con su firma. Este acto supone el nacimiento del documento público, al que llaman “nuestro tesooooro”.
Esa firma supone que el acto o negocio jurídico se ajusta a la ley, que ha sido confirmada la identidad de la persona o personas que lo otorgan, así como que éstas son plenamente capaces y han sido debidamente informadas, lo que le confiere un carácter auténtico, especial fuerza probatoria y efectos ejecutivos. Es decir, el documento notarial es legal, hace prueba plena de su contenido, puesto que es veraz y el cumplimiento de las obligaciones que surgen del mismo es exigible desde el momento mismo de su nacimiento.
Después del otorgamiento de la escritura: el notario tiene una obligación de custodia del documento público. El original con las firmas de los otorgantes queda archivado en el protocolo notarial que es secreto y reservado. Lo que garantiza su conservación, pues no se puede perder, y que únicamente se pueda dar copias del mismo a las personas que tengan interés legítimo en él.
A este eje central de su actividad, se añaden otras no menos importantes como la colaboración con la Administración Pública en materia de recaudación de impuestos, prevención del blanqueo de capitales; utilizando para ello importantes medios tecnológicos.
DEFINICIÓN
REGISTRADORES
Los registradores son funcionarios públicos que tienen como principales cargos los 3 registros más importantes:
Tiene por objeto la inscripción o anotación de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles.
Las expresadas inscripciones o anotaciones se harán en el Registro, en cuya circunscripción territorial radiquen los inmuebles. Dependen del Ministerio de Justicia.
Todos los asuntos referentes a ellos están encomendados a la Dirección General de los Registros y del Notariado.
La totalidad del Territorio de España está dividido en circunscripciones, denominados Distritos Hipotecarios. A cada Distrito Hipotecario le corresponde un Registro de la Propiedad, a cargo de un Registrador de la Propiedad.
Es el principal instrumento legal para la formalización de los negocios. Es esencial para el desarrollo económico, como medio para reducir los costes de transacción.
Las inscripciones registrales se practican previa calificación registral: control de la legalidad y de la validez del contenido de los actos y acuerdos sociales y de la capacidad y legitimación de quienes los suscriben.
El registrador es un jurista profesional del derecho que ejerce una función pública: califica y controla bajo su responsabilidad la legalidad de todos los documentos que deben acceder al Registro.
Existe también un único Registro Mercantil Central que se ocupa de lo relativo a las denominaciones de las sociedades y entidades mercantiles.
Es un Registro llevado por los Registradores de la Propiedad y Mercantiles, bajo la dependencia del Ministerio de Justicia, que tiene por objeto la publicidad de la propiedad y de las cargas y gravámenes sobre bienes muebles, así como las condiciones generales de la contratación.
Al igual que en el Registro de la Propiedad se inscriben los bienes inmuebles, en el Registro de Bienes Muebles se inscriben los contratos sobre bienes muebles, esto es, bienes susceptibles de desplazamiento.
Este registro se lleva por el sistema de folio real y soporte electrónico.
FUNCIONES
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Calificar bajo su responsabilidad la legalidad de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicite la inscripción así como la validez de los actos dispositivos contenidos en las escrituras públicas
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Autorizar los asientos que se practican en el Registro
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Dar publicidad del contenido de los asientos registrales
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Informar a los ciudadanos en materias relacionadas con el Registro
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Gestionar el funcionamiento de la oficina registral y la conservación el Archivo del Registro
Los Registradores ejercen sus funciones profesionales bajo su responsabilidad, y dependen del Ministerio de Justicia a través de la Dirección General de los Registros y del costean los gastos de funcionamiento y conservación de los Registros.
PRINCIPALES DOCUMENTOS NOTARIALES Y REGISTRALES
NOTARIOS (Consejo General del Notariado)
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Testamento: Acto jurídico, individual, libre y revocable por el que una persona regula su sucesión nombrando uno o más herederos. La práctica más habitual y segura es el testamento ante notario en su modalidad de testamento abierto. Existen otras formas, como el testamento cerrado ante notario o ante testigos, pero son poco frecuentes.
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Herencia: Es la transmisión por causa de muerte, sea a título universal (herencia propiamente dicha), o a título particular (o de legado), es decir, la transmisión de bienes y derechos por fallecimiento de una persona, entre el fallecido y otra persona (su heredero o legatario).
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Declaración de herederos abintestato: Es heredero abintestato aquella persona o personas que, al no haber un heredero nombrado en testamento, lo es por establecerlo la ley. Para ser nombrado heredero abintestato es necesario formalizar un expediente de declaración ante notario.
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Capitulaciones matrimoniales: Acuerdo entre cónyuges cuyo objetivo esencial es pactar un régimen económico conyugal, así como liquidar el anterior. Es la forma adecuada de pactar un régimen distinto al que la ley establece como supletorio. Se pueden hacer antes o después de contraer matrimonio, siendo los únicos requisitos el acuerdo y la comparecencia ante notario de ambos cónyuges.
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Bodas, separaciones y divorcios: Actualmente puede contraerse matrimonio ante Notario. Desde el 30 de Junio de 2017, también podrá tramitarse el expediente matrimonial previo también ante notario, que hasta esa fecha no es competencia notarial. Los cónyuges puedan divorciarse de mutuo acuerdo (o separarse) acudiendo al notario a otorgar una escritura pública, siempre que no existan hijos menores de edad o con la capacidad modificada judicialmente.
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Poder: Facultad que se da a otra persona para realizar y ejecutar determinados actos jurídicos y materiales en nuestro nombre. El apoderado no tiene que aceptar el poder, es una decisión unilateral del poderdante. Basta con que una persona acuda a la notaría y lo otorgue. El poder es revocable por parte del poderdante por medio de otra escritura posterior por la que queda sin efecto la primera.
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Actas: Documento en el que el notario hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión, vista judicial o reunión de cualquier naturaleza, así como de los acuerdos o decisiones tomadas.
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Compraventa: Contrato por virtud del cual uno de los contratantes se obliga a transferir la propiedad de una cosa o derecho y el otro se obliga a pagar por ello un precio convenido. Puede ser de inmuebles, muebles o derechos.
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Préstamo hipotecario: Préstamo que tiene como garantía de pago un bien inmueble o varios, ya sean viviendas, locales, garajes, solares, etc.
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Préstamo personal: El préstamo es un contrato por la cual una entidad financiera o no financiera o un particular ponen a nuestra disposición una cantidad determinada de dinero. Cuando no está especialmente garantizado con bienes específicos y determinados, se llama personal en alusión a que nos obliga a responder con todos nuestros bienes.
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Donación: La donación es un contrato mediante el cual una persona transfiere gratuitamente bienes a otra.
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Constitución de sociedades mercantiles: Acto de fundación de una sociedad en el que se definen elementos básicos: capital inicial, domicilio, régimen jurídico, etc. Las sociedades mercantiles se constituyen de acuerdo con la legislación mercantil, independientemente de que su finalidad sea comercial y pueden ser sociedades anónimas y sociedades limitadas, entre otras.
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Póliza: Documento mercantil redactado por una de las partes. Si la interviene un notario tiene efectos a la hora de exigir por vía judicial lo pactado en ella. Puede redactarse sin recurrir a un notario, pero carecerá de esos efectos.
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Protesto: Documento donde se hace constar la negativa de aceptar o pagar una letra de cambio, pagaré o cheque para no perjudicar o disminuir los derechos y acciones de las personas que han intervenido.
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Reclamación de deudas: El procedimiento de reclamación de deudas no contradichas o "monitorio notarial" es un procedimiento extrajudicial por el que algunas personas a quienes se les debe una cantidad de dinero pueden conseguir una carta de pago voluntaria o un título de ejecución con plenas garantías.
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Conciliación: Ante notario pueden resolverse controversias contractuales, mercantiles, sucesorias o familiares, no concursales y no relativas a menores o personas con capacidad modificada judicialmente ni en las que estén interesadas las Administraciones públicas.
REGISTRADOS (Gestoría Registral Interactiva)
Registro de la Propiedad:
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Certificado de Inmueble (contiene el dominio o titularidad y todas las cargas o gravámenes existentes sobre la finca que estén vigentes)
Registro Mercantil:
Registro de Bienes Muebles:
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Nota simple de vehículo (indica las incidencias que pueden existir sobre un vehículo)
CONSECUENCIAS DE NO REALIZAR LOS TRÁMITES OPORTUNOS
¿Porqué es importante ser asesorado por un notario? (Consejo General del Notariado)
El notario te presta asesoramiento gratuito e imparcial y te indica el mejor camino para lograr con éxito tus objetivos dentro del marco que permitan la legalidad civil, mercantil, administrativa y fiscal.
Es fundamental que acudas al notario que libremente hayas elegido en la primera fase de la negociación. No firmes ningún tipo de acuerdo privado previo a la escritura pública sin haber consultado antes con tu notario y no tengas reparos en expresarle tus dudas y preocupaciones sobre cualquier cuestión relacionada con la tramitación de la escritura, con los impuestos, los registros… Si decides que por el momento no te conviene o no quieres hacer lo que proyectabas, el notario no te cobrará por esa consulta.
El notario tiene la obligación de asesorar jurídicamente, interpretar, configurar y autentificar con arreglo a la legalidad la voluntad de todas las partes y de forma especial a aquélla más necesitada de protección (artículo 147 del Reglamento Notarial).
Como funcionario público, el notario adecuará a la más estricta legalidad cualquier documento, declaración o acto que los particulares le soliciten y comprobará que los negocios queridos por la partes reúnen los requisitos exigidos por el ordenamiento jurídico. Este control de legalidad te da las mayores garantías y la total seguridad de que tu contrato o negocio es definitivo, inamovible y eficaz.
Consecuencias en los tipos de Registros
Registro de la Propiedad: (Registradores de España)
Se ve perjudicado por los actos que voluntariamente realice el titular registral o por las cargas y gravámenes que puedan imponerse sobre el inmueble, pues se le consideraría dueño a todos los efectos.
No tendría la certeza sobre quién es el dueño de la finca ni sobre las cargas que recaen sobre la misma.
Registro Mercantil: (anfix)
Hay ocasiones en que se constituye una sociedad, pero no se inscribe en el Registro Mercantil. Las consecuencias del incumplimiento de ese deber se recogen en el artículo 39 de la Ley de Sociedades de Capital, que dice “Una vez verificada la voluntad de no inscribir la sociedad, se aplicarán las normas de la sociedad colectiva o, en su caso, las de la sociedad civil si la sociedad en formación hubiera iniciado o continuado sus operaciones.”
Es decir, una sociedad mercantil que no se inscribe para considerarse a efectos legales como una sociedad civil. Por lo tanto, no adquiere personalidad jurídica y no se le aplica el régimen de responsabilidad limitada. Se convierte en una sociedad irregular. Una entidad mercantil, mientras no se inscribe en el Registro, no es sujeto pasivo del Impuesto Sobre Sociedades. Si realiza operaciones, el rendimiento lo declararán los socios en el IRPF.
Los socios responderán de las obligaciones asumidas en nombre de la sociedad irregular. La responsabilidad será personal, ilimitada y solidaria en caso de que el patrimonio de la sociedad no alcanzará para cubrir las operaciones efectuadas por su cuenta. Cualquier socio tiene derecho a instar la disolución de la sociedad y exigir, previa liquidación del patrimonio social, la restitución de sus aportaciones.
Si una sociedad irregular realizará la inscripción registral posteriormente, será en ese momento cuando adquiera personalidad jurídica y cesará la responsabilidad solidaria de los socios y representantes. Sin embargo seguirán respondiendo por las actuaciones realizadas con anterioridad a la inscripción.
PROYECTO 2
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
¿QUÉ ES LA S.R.L.?
La Sociedad de Responsabilidad Limitada es una sociedad de capital con carácter mercantil. El capital social está integrado por las aportaciones de todos los socios y se encuentra dividido en participaciones iguales, acumulables e indivisibles. Los socios no responden personalmente de las deudas sociales, la responsabilidad se limita al capital aportado.
NORMATIVA APLICABLE:
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Real Decreto Legislativo 1/2010 por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
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Real Decreto 421/2015, de 29 de mayo, por el que se regulan los modelos de estatutos-tipo y de escritura pública estandarizados de las sociedades de responsabilidad limitada, se aprueba modelo de estatutos-tipo, se regula la Agenda Electrónica Notarial y la Bolsa de denominaciones sociales con reserva.
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Orden JUS/1840/2015, por la que se aprueba el modelo de escritura pública en formato estandarizado y campos codificados de las sociedades de responsabilidad limitada, así como la relación de actividades que pueden formar parte del objeto social.
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Real Decreto-ley 13/2010, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo.
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Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización
MODELOS
ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN: ESTATUTOS:
INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR LOS DOCUMENTOS
ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN: (CIRCE/INFOAUTÓNOMOS)
La firma de la escritura pública de la constitución de la sociedad por parte de todos los socios se realiza ante notario, lo que conlleva un pequeño coste, generalmente un porcentaje sobre el capital escriturado. Es un trámite previo a la posterior inscripción en el Registro Mercantil. El plazo es de seis meses desde la expedición de la certificación negativa de la denominación social (ver plazo de validez del certificado).
En las sociedades de responsabilidad limitada, cuando uno de los socios haya capitalizado la prestación del paro para constituirla, el plazo se reduce a un mes desde la percepción de la prestación capitalizada. (Plazo para presentar ante la Entidad Gestora, el Servicio Público de Empleo Estatal, la documentación acreditativa del inicio de la actividad).
Para la obtención de la escritura, es necesario aportar la siguiente documentación:
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Documento de identidad de los socios.
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Certificación negativa de la denominación social que acredite la no existencia de otra Sociedad con la misma denominación (sólo para la constitución de sociedades mercantiles).
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Estatutos sociales.
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Acreditación del desembolso del capital social (en efectivo o mediante certificación bancaria). No es necesario en las Sociedades Limitadas de Formación Sucesiva.
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Si se realizan aportaciones no dinerarias:
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Informe de experto sobre su valoración o informe sustitutivo del administrador (sólo para Sociedades Anónimas y Sociedades Comanditarias por acciones).
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Relación de bienes aportados, descripción, valoración y numeración de acciones o participaciones que se atribuyan a dicha aportación. Si se trata de bienes inmuebles se requerirán datos registrales.
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Será necesario comprobar el régimen económico del matrimonio en el caso de socios casados, por si fuera necesario presentar las capitulaciones matrimoniales en el caso de separación de bienes, o que acuda el cónyuge a la firma de escrituras en el caso de régimen de gananciales.
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ESTATUTOS: (INFOAUTÓNOMOS)
Los socios deberán redactar los Estatutos Sociales, el conjunto de normas que regirán la empresa y que se incorporarán posteriormente a la escritura pública de la constitución.
Se recomendaba delegar esta tarea en un abogado o encargarlo directamente a la notaría, dada la complejidad que solía tener esta tarea. Afortunadamente este trámite se ha simplificado mucho si creas tu SL a través de un PAE, ya que se utilizan unos estatutos simplificados tipo sin coste.
Existen una serie de elementos mínimos que debe contener cualquier Estatuto Social como:
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la denominación de la sociedad, en la que deberá figurar necesariamente la expresión “sociedad de responsabilidad limitada”
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el Objeto social o actividad a la que se va a dedicar la sociedad, la fecha de cierre de cada ejercicio
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el domicilio social dentro del territorio español
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el capital social
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las participaciones en que se divida, valor nominal de cada participación y numeración de las mismas, y el sistema de administración de la sociedad.
Como contenido voluntario se pueden incluir los pactos individuales que los socios estimen convenientes siempre que no vayan en contra de la ley. El contenido voluntario de los Estatutos, puede consistir por ejemplo en disposiciones económicas, (participación en las ganancias o en la cuota de liquidación), políticas, (asistencia, representación y voto en los órganos colegiados).
PROYECTO 3
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
Tengo en mente abrir una empresa de Diseño de Interiores y Obras que se llamará "R&D Custom Homes", ya que mis estudios estan basados en esta actividad, en el centro de Valencia, que será una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL).
Explicare cuales son los pasos para poner en marcha la empresa, tanto los trámites
generales como las especificas, según la actividad que voy a tener, y que se necesita
para su puesta en marcha.
DOCUMENTACIÓN MERCANTIL EXIGIDA
TRÁMITES GENERALES:
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Agencia Tributaria (AEAT): Alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores
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Agencia Tributaria (AEAT): Impuesto sobre Actividades Económicas
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Tesorería General de la Seguridad Social: Alta en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA)
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Tesorería General de la Seguridad Social: Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social
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Inspección Provincial de Trabajo: Obtención y legalización del libro de Visitas
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Registro Mercantil Provincial: Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro-registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad
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Registro Mercantil Provincial: Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
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Autoridades de certificación: Obtención de un certificado electrónico
TRÁMITES SEGÚN LA ACTIVIDAD:
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Licencia de actividad: Licencias de instalaciones y obras, licencias de actividad y licencias de funcionamiento. Se necesita permiso en el Ayuntamiento.
Uno de los trámites necesarios para iniciar la actividad de la empresa es la solicitud de las licencias pertinentes en función del tipo de actividad de la empresa. Estas solicitudes se deberán realizar en el ayuntamiento del municipio en el cual la empresa ejercerá su actividad.
Entre los tipos de licencias más habituales se encuentran:
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Licencia de Actividades e instalaciones y obras:
Para el inicio de actividad en un determinado local
(bien sea éste un local comercial, un almacén, una
oficina, una vivienda, etc.) será necesaria la obtención
de la correspondiente licencia urbanística municipal,
aprobada por el ayuntamiento donde se ubique el
establecimiento.
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Licencia de Funcionamiento
La licencia de funcionamiento tiene por objeto autorizar
la puesta en uso de los edificios, locales o instalaciones,
previa constatación de que han sido efectuados de
conformidad a las condiciones de la licencia de actividades
e instalaciones y de que se encuentran debidamente
terminados y aptos, según las condiciones urbanísticas,
ambientales y de seguridad de su destino específico.
Está sujeto a licencia de funcionamiento el ejercicio de toda actividad considerada como "calificada" (las actividades molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas que requieren adoptar medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales) y la puesta en marcha de toda instalación, para la que se haya otorgado licencia.
Procedimientos
Existen distintos procedimientos para solicitar dichas licencias:
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Procedimiento Ordinario: para ejecutar las obras necesarias para la implantación o modificación de la actividad. Según el tipo de proyecto técnico, el procedimiento ordinario podrá ser común – si necesita proyecto de obras de edificación - o abreviado.
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Implantación o Modificación de Actividades (IMA): para actividades que requieran algún documento técnico exigido por la normativa sectorial o están incluidas en el Catálogo de la Ley de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas o tienen algún tipo de impacto medioambiental.
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Comunicación Previa: para actividades que no requieran ningún documento técnico exigido por la normativa sectorial y se realice obras de pequeña entidad.
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Declaración Responsable: Mediante un documento suscrito por el titular de la actividad, este manifiesta, bajo su responsabilidad que cumple con los requisitos urbanísticos y sectoriales exigidos por la normativa vigente para implantar, modificar o ejercer la actividad, que dispone de la documentación que así lo acredita y que se compromete a mantener su cumplimiento durante el tiempo en que ejercite su actividad.
LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES EN EL REGISTRO MERCANTIL
El Reglamento del Registro Mercantil y el Código de Comercio indican que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro.
¿En qué consiste la legalización?
Mediante la legalización el Registro sella los libros con la finalidad de que su información no se pueda manipular con posterioridad.
¿Dónde debe realizarse la legalización de los libros?
En el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio.
¿Quiénes deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?
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Los empresarios individuales (sólo los que realicen actividades empresariales, no profesionales, acreditándolo mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).
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Las sociedades mercantiles, siempre que estén inscritas en dicho Registro.
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Las Cooperativas que operen en su Comunidad Autónoma.
No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:
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Los profesionales.
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Las sociedades civiles.
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Las Comunidades de Bienes.
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Las Herencias Yacentes.
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Las Cooperativas de ámbito estatal.
¿Qué libros hay que legalizar?
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El libro Diario.
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El libro de Inventario y Cuentas Anuales.
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El libro de Actas de las Juntas.
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El libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad Limitada.
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Para sociedad unipersonal, el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
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Los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.
¿En qué plazo deben presentarse?
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Los libros obligatorios mecanizados deberán ser presentados a su legalización antes de cuatro meses de la fecha de cierre del ejercicio.
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Los libros en blanco no están sujetos a plazo.
¿Cómo se presentan?
Los libros contables pueden legalizados por cualquiera de los siguientes procedimientos:
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Presentación presencial en papel:
Deberá adquirir una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual detallará los libros que presente a legalizar, en dicha instancia deberá constar datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presenta a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre todo y obligatorio sello de la sociedad. Deberá además abonar la tarifa correspondiente, que variará en función del número de libros que se presenten. -
Presentación presencial en Soporte Magnético (CD):
La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utililidad o bien utilizando el programa “Legalia”. El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. Se presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro. -
Presentación Telemática mediante Firma Electrónica:
Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores.
En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los libros?
El Código de Comercio exige que los libros , correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, se conserven durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
DEPÓSITO DE LAS CUENTAS ANUALES EN EL REGISTRO MERCANTIL
Las empresas hacen pública la marcha de su actividad para que así el resto de operadores económicos puedan conocer de primera mano las actividades realizadas por la empresa en el último ejercicio así como los resultados obtenidos. De esta forma a través de las cuentas anuales de una empresa cualquiera puede analizar la evolución de su actividad así como de sus derechos y obligaciones patrimoniales.
Deberá presentarse en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique su domicilio social:
a) Instancia de presentación de las cuentas.
b) Hoja de datos generales de identificación.
c) Declaración medioambiental.
d) Modelo de autocartera.
e) Las cuentas anuales.
f) Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados.
g) Informe de gestión (solo para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance).
h) Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
i) Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
¿Qué contiene el Depósito de Cuentas Anuales?
El depósito de cuentas anual es un documento en PDF
imagen real de los documentos originales tal y como se
presentaron en el Registro Mercantil e incluye:
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Balance de Cuentas Anuales
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Cuenta Anual de resultados
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Memoria de cuentas anuales
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Informe de gestión de cuentas anuales (Registro Mercantil)
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Informe de auditoría de cuentas anuales
¿Qué sujetos están obligados al depósito de las cuentas anuales?
Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales.
La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas consolidadas.
Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.
Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
Las fundaciones depositarán las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones, debiendo formular cuentas anuales consolidadas cuando la fundación se encuentre en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante.
¿Qué requisitos y documentos se tiene que presentar?
Instancia de la presentación.
Hoja de datos generales de identificación:
Certificado del Acta de la Junta que aprueba las cuentas y la distribución del resultado.
Las Cuentas Anuales, que integran el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el informe medioambiental, el documento informativo de acciones/participaciones propias y en su caso los estados de cambios en el patrimonio neto, el informe de auditoría, el informe de gestión y el estado de flujos de efectivo.
Opciones para formalizar el depósito
Actualmente, existen tres opciones para su presentación:
1. Presentación en papel.
2. Presentación en CD /DVD
3. Presentación telemática.
¿Qué plazos puede manejar la Sociedad?
Los órganos de administración de las sociedades están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación de resultados. Una vez formulados, tienen un mes para depositarlas en el Registro Mercantil, el cómputo se calculará de fecha a fecha. Si fuere festivo, dentro del siguiente día hábil. El plazo final es el 31 de julio.
Para las presentaciones telemáticas que se realicen fuera del horario de oficina se presentarán a las 9.00 horas del día siguiente, salvo las realizadas hasta las 00.00 horas del 30 de julio, que a los efectos del fuera de plazo, se considerarán presentadas ese mismo día pues el 31 de julio ya están fuera de plazo las cuentas anuales aprobadas el 30 de junio.
Consecuencias y sanciones de no depositar las cuentas anuales al Registro Mercantil
En primer lugar, el deterioro de la imagen de la empresa, por falta de transparencia y de información disponible para terceros que tengan relación con la empresa.
En segundo lugar, el cierre de la hoja de registro ara la empresa que le impedirá inscribir la mayoría de los actos jurídicos de la misma. Es decir, cualquier cambio societario que tenga lugar a partir de los 30 días de la convocatoria teórica de la aprobación de las cuentas anuales del último ejercicio no será inscrito en el mercantil mientras exista la falta de depósito.
Y finalmente, las posibles sanciones que se impongan a la sociedad ya que el primer mes de cada año los Registradores Mercantiles tienen que remitir a la DGRN una relación de las sociedades que no hubieran cumplido la obligación de depósito el año anterior. En el segundo mes se trasladará la lista al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas para la incoación del expediente sancionador de acuerdo con lo previsto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común. Las sanciones pueden ir desde los 200 € hasta los 60.000 € por cada año de retraso y la prescripción es a los tres años.
PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DESDE LEGALIA
